Das Internet und die damit einhergehende Digitalisierung sind eine Revolution und wir stecken alle mitten drin. Vielleicht geht es dir wie mir, ich arbeite immer mehr mit Menschen zusammen, die nicht mehr im gleichen Büro oder Gebäude wie ich sitzen, sondern überall in der Welt verstreut sind.
Bei machen Projekten ist es sogar so, dass ich mit jemanden lang zusammenarbeite ohne ihn jemals persönlich getroffen zu haben. So richtig möglich geworden ist das erst seit Online-Meetings verfügbar und verlässlich geworden sind. Sie werden oft auch als virtuelle Meetings, Online-Konferenzen oder Webkonferenzen bezeichnet. Lass uns schauen was sich hier geändert hat und welche Vorteile sich daraus ergeben.
Ein guter erster Ansatzpunkt ist für mich immer die Frage, was aus der Sicht eines Nutzers wichtig ist und welche Ziele er verfolgt.
Dazu ein kleines Beispiel: Stell dir eine Team vor, dass über mehrer Standorte hinweg verteilt ist. Wie in jedem Projekt, gibt es viele Fragen die die Teammitglieder untereinander klären müssen. Die Herausforderung ist, wie die Kommunikation zwischen den einzelnen Teammitgliedern ablaufen soll und wie die Zusammenarbeit geplant ist. Bis vor einigen Jahren wäre es normal gewesen, Telefonate zu führen E-Mails zu schreiben und sich in mehr oder weniger regelmäßig Abständen an einem Ort zu treffen.
Das alles kann und wird heute zunehmend anders gelöst! Dafür gibt es natürlich gute Gründe:
Zeit- und Kosteneinsparungen sind wichtige Argumente für Online-Meetings.
Man braucht nicht mehr zu reisen, um sich mit anderen auszutauschen. Der Verzicht auf Geschäftsreisen spart natürlich Geld. Diese Kosten kann nahezu niemand von uns außer acht lassen. Außerdem, und das ist auch nicht zu vernachlässigen, spart man erheblich Zeit. Gerade die Zeit, die man braucht um zu seinem Gesprächspartner zu kommen oder um wieder nach Hause zu gelangen, muss man als einfach nur verschwendet betrachten. Steht man dann noch im Stau, watete auf einen Zug oder ein Flugzeug, das Verspätung hat, dann ist es um so ärgerlicher. Mit Online-Meetings steht diese Zeit also nun für andere Dinge zur Verfügung und Zeit ist sprichwörtlich gleich Geld.
Persönliche Kontakte lassen sich heute nicht nur über Treffen aufbauen!
Mit einer professionellen Online-Konferenz Lösung lässt sich ein viel persönlicher Kontakt zum Gesprächspartner aufbauen, als das über Telefon oder E-Mail möglich ist. Das wird durch Funktionen, wie zum Beispiel Videotelefonie ermöglicht. Es hilft, sein Gegenüber zu sehen, die Gestik und Mimik zu erkennen. Nur so kann in einem Gespräch eine persönliche Beziehung aufgebaut werden.Darüber hinaus unterstützen Online-Konferenzen in der Regel HD-Audio. Im Gegensatz zur „alten“ Telefonie wird Sprache hier verständlicher und natürlicher übertragen. Das bedeutet, man kann besser verstehen was gesagt wurde und man kann Emotion in der Stimme besser erkennen.
Gute Kommunikation braucht Kontext,der erst durch Screen-Sharing und Chat entsteht.
Auch die Möglichkeit, Informationen in Echtzeit auszutauschen, ist ein entscheidender Vorteile von Online-Meetings. Generell kann man sagen, dass es viel leichter ist etwas zu erklären oder zusammen an etwas zu arbeiten, wenn der Zusammenhang klar ist. Das ist für alle Beteiligten leichter, wenn man nicht nur darüber sprechen kann sondern auch z.B. eine Dokument, eine Karte, eine Webseite oder eine Präsentation hat, die alle Beteiligten sehen. Die Funktion, die das möglich macht, wird Screen Sharing oder manchmal auch Desktop-Sharing genannt. Mit ihr kann man Bildschirminhalt auf Geräte anderer Gesprächsteilnehmer übertragen. Die Einsatz Möglichkeiten sind hier sehr vielfältig aber entscheidend, wenn es um Online Zusammenarbeit geht. Auch die Chat-Funktion in Online-Meetings soll nicht unerwähnt bleiben. Mit Chat lassen sich schnell Informationen wie z.B. eine Adresse oder der Link auf eine Webseite tauschen.
Wie Du anhand des Artikels erkennen kannst, bieten Online-Meetings viele Vorteile. Somit ist es nicht verwunderlich, dass immer mehr Unternehmen, Freelancer und Agile-Teams Online-Meetings nutzen, um zusammen zu arbeiten. Das richtige Tool hilft Dir auch über Standorte hinweg persönliche Beziehungen aufzubauen, Geld zu sparen und deine Anliegen besser zu vermitteln.
